Gesetzeslage ab dem 01.01.2025
Ab Januar 2025 werden elektronische Rechnungen für die inländischen B2B-Leistungen (d.h. Lieferung eines im Inland ansässigen Unternehmers an einen ebenfalls im Inland ansässigen Unternehmer) grundsätzlich verpflichtend sein. Hierfür wurde im Rahmen der
Gesetzesänderung der Vorrang der Papierrechnung in
§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG i.d.F. 2023 gestrichen und die E-Rechnung zum Normalfall erklärt.
Eine aktive Zustimmung für E-Rechnungen, wie sie bisher im Gesetz verankert war, ist nunmehr obsolet. In Ausnahmefällen sind jedoch auch Rechnungen in anderer elektronischer Form oder in Papierform weiterhin erlaubt.Grundsätzlich ist im Rahmen von B2B-Umsätzen bei der Ausstellung von Rechnungen künftig nur noch das an den ViDARechtsetzungsvorschlag
angelehnte und auf der CEN-Norm EN 16931 basierende Format zulässig (Richtlinie 2014/55/EU). Abweichend
hiervon kann das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger (individuell) vereinbart werden. Als notwendige Bedingung nennt der Gesetzgeber hier, dass das genutzte Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in die CEN-Norm ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein muss.
Nicht betroffen von der E-Rechnungspflicht sind hingegen steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis zu
250 EUR (Bruttorechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer gem. § 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Sofern eine Leistung an einen Nicht-Unternehmer, in den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers oder im Rahmen der umsatzfreien Umsätze ausgeführt wird, kann der Rechnungsaussteller weiterhin eine „sonstige Rechnung“ (z. B. Papier oder PDF-Rechnungen) ausstellen. Durch das Gesetz wurde zudem die Möglichkeit eröffnet, E-Rechnungen oder „sonstige Rechnungen“ in elektronischer Form auch im B2C-Bereich zu nutzen.
Hierfür ist jedoch die Zustimmung des Empfängers notwendig.
Übergangsregelungen im Rahmen der E-Rechnungsverpflichtung
Aufgrund der vielfach geäußerten Bedenken aus der Wirtschaft wurde eine gestaffelte Einführung der E-Rechnung in das Gesetz aufgenommen. Die Einführung erfolgt in den nachfolgend aufgeführten Zeitintervallen und differenziert zwischen Rechnungsausstellern und Rechnungsempfängern:
- Rechnungsempfänger:
Alle inländischen Rechnungsempfänger sind ab dem 01.01.2025 dazu verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen. - Rechnungsaussteller:
Für die in den Jahren 2025 und 2026 erbrachten Leistungen sind neben E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen sowie sonstige ERechnungen zulässig (Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich).
Für das Jahr 2027 dürfen weiterhin Papierrechnungen und sonstige E-Rechnungen ausgestellt werden (Zustimmung erforderlich), sofern das jeweilige Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 EUR erwirtschaftet hat.